A contratação de uma agência de viagem corporativa está na lista de principais escolhas estratégicas do mundo corporativo, um movimento que vêm se tornando comum em empresas de todos os tamanhos. Entre as vantagens, estão mais qualidade e transparência nas viagens.
A complexidade e as demandas das viagens de negócios estão em constante crescimento, gerando uma recorrente necessidade de gestão eficiente e personalizada. É nesse contexto que uma agência de viagem corporativa facilita a condução de um programa de viagens: com expertise em turismo e em gerenciamento.
Mas esta é uma resposta curta e simples. A decisão de contratar uma agência para coordenar seu programa de viagens corporativas envolve entender – em detalhes – como as agências de viagem corporativa estão tornando as empresas mais eficientes.
Neste conteúdo você vai conferir:
- os serviços prestados por uma agência;
- as vantagens em se trabalhar com uma;
- e como escolher a agência ideal para sua organização.
Continue lendo e descubra como a parceria com uma agência de viagem corporativa pode transformar a maneira como você e os profissionais da sua organização viajam!
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A Voetur Turismo se destaca como uma escolha excepcional para empresas que buscam uma agência de viagem corporativa confiável e inovadora.
Como representante exclusiva do AllStars Travel Group no Brasil, uma das maiores empresas de gestão de viagens corporativas do mundo, a Voetur oferece uma rede global e expertise incomparável.
Essa parceria exclusiva garante acesso a soluções de viagem de classe mundial, adaptadas às necessidades específicas de cada cliente.
Além disso, a Voetur é pioneira no uso de novas tecnologias e oferece um modelo de atendimento flexível conhecido como VOE TECH. Essa abordagem moderna permite uma gestão de viagens mais eficiente e econômica, combinando tradição e tecnologia para fornecer as melhores soluções.
Se você busca mais economia, inovação e qualidade reconhecida em viagens corporativas, a Voetur Turismo é a parceira ideal para levar seus negócios a novos patamares!
Afinal, o que uma agência de viagem corporativa faz?
Uma agência de viagem corporativa ideal oferece assistência 24/7 e está pronta para lidar com imprevistos, cancelamentos, atrasos e emergências de todo tipo. Esse suporte contínuo garante que os viajantes a negócios tenham uma rede de segurança confiável, permitindo que se concentrem em suas responsabilidades profissionais.
Além disso, o monitoramento de segurança, que inclui rastreamento dos viajantes, adiciona uma camada extra de proteção e tranquilidade para todos os envolvidos.
A criação de políticas de viagens e a negociação com fornecedores são outros serviços prestados. A agência trabalha em colaboração com as equipes internas para estabelecer diretrizes claras e eficientes, alinhadas com os objetivos e o orçamento da organização.
O planejamento de itinerários personalizados é uma parte fundamental do serviço, garantindo que cada viagem seja ajustada às necessidades e preferências individuais dos viajantes. Isso inclui a análise e relatórios de despesas, permitindo um controle rigoroso dos custos e uma visão clara do retorno sobre o investimento em viagens.
Por fim, a orientação cultural é um aspecto muitas vezes subestimado, mas vital. Preparar os viajantes para lidar com diferenças culturais e etiquetas nos negócios em destinos internacionais pode ser a chave para o sucesso em reuniões e negociações globais. Uma agência de viagem corporativa fornece insights e treinamentos que capacitam os viajantes a navegar com confiança em diferentes contextos culturais.
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As vantagens da contratação de uma agência
Até aqui você pode imaginar que, com uma contratação e capacitação adequadas, é possível preparar uma equipe que realize todos os serviços de uma agência de viagem corporativa. Ao menos, todos aqueles mencionados acima. E, por mais que isto custe tempo e recursos consideráveis, de fato é verdade: é possível criar sua própria equipe de viagens corporativas.
Mas existem tantas vantagens na parceria com uma agência especializada que são pouquíssimas as empresas que decidem criar departamentos específicos. E, mesmo quando criam, acabam por ainda ter o contato de uma boa agência à mão.
Decidimos listar para você 7 vantagens incríveis que apenas uma agência de viagem corporativa pode oferecer:
Agilidade na emissão de documentos
A agilidade na emissão de documentos é uma das vantagens notáveis ao contratar uma agência de viagens.
Com um profundo conhecimento dos processos e requisitos, a agência pode acelerar a obtenção de vistos, passaportes e outros documentos essenciais, eliminando atrasos e complicações que podem surgir ao lidar com burocracias internacionais.
Essa eficiência economiza tempo valioso e reduz o estresse associado à preparação das viagens de negócios. Ao confiar essas tarefas a uma agência de viagem corporativa, os viajantes e as empresas podem se concentrar em suas metas e objetivos. Afinal, sabem que todos os detalhes logísticos estão sendo gerenciados com profissionalismo e precisão.
Redução de custos
Uma agência de viagem corporativa tem a capacidade de reduzir significativamente os custos de viagem com suas parcerias estratégicas com fornecedores. Essas relações estabelecidas permitem acesso a tarifas e condições exclusivas em hotéis, companhias aéreas e outros serviços relacionados. Toda a negociação com os fornecedores será ou já foi realizada pela agência.
Essa economia de custos vai além das simples tarifas com desconto. A agência utiliza sua expertise do mercado para identificar oportunidades de redução de gastos, otimizar itinerários e garantir que cada aspecto da viagem seja planejado com uma eficiência financeira máxima em mente.
O resultado é uma abordagem de viagem mais econômica e estratégica, que alinha valor com as necessidades e objetivos da organização, sem deixar de lado as necessidades dos viajantes e o Duty of Care.
Segurança e comodidade como prioridade
A segurança e comodidade dos colaboradores são prioridades máximas em viagens corporativas. As agências especializadas desempenham um papel vital nesse aspecto. Com serviços como monitoramento de segurança, que permite rastreamento e acompanhamento dos viajantes — e assistência integral para lidar com qualquer imprevisto — as agências garantem que os colaboradores estejam sempre protegidos e apoiados.
Essa abordagem proativa minimiza riscos e proporciona tranquilidade para todos os envolvidos.
A comodidade é aprimorada por meio de um planejamento meticuloso e personalizado. Desde a seleção de acomodações confortáveis até a organização de transportes e agendas, tudo é cuidadosamente orquestrado com foco nos colaboradores.
Essa atenção aos detalhes garante que a experiência de viagem seja não apenas segura, mas também agradável e livre de estresse, permitindo que os colaboradores se concentrem totalmente em suas responsabilidades profissionais.
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Tecnologias aprimoradas para gestão de viagens corporativas
Uma agência de viagem corporativa eficiente oferece tecnologias avançadas, como softwares específicos, para facilitar a gestão de viagens dentro das empresas.
Essas ferramentas permitem o rastreamento em tempo real, a análise de despesas, a aprovação de viagens e a integração com sistemas internos, proporcionando controle e eficiência.
Desta maneira, processos dentro do setor contábil, RH e Marketing operam em harmonia com os de gestão das viagens corporativas.
A incorporação de tecnologia fornece insights valiosos que levam a decisões seguras e estratégicas. A combinação do conhecimento humano com soluções tecnológicas inovadoras representa uma abordagem moderna para a gestão de viagens.
ESG em pauta nas viagens corporativas
A agência de viagem corporativa também desempenha um papel vital no suporte às políticas ESG (Ambiental, Social e Governança). Ela pode oferecer orientações para a implementação de iniciativas de responsabilidade social e sustentabilidade dentro do programa de viagens e eventos corporativos.
Isso pode incluir a seleção de fornecedores ecologicamente responsáveis, a promoção de práticas de viagens sustentáveis e a integração de critérios éticos nas decisões relacionadas ao assunto.
Essa abordagem alinhada ao ESG reflete um compromisso com práticas empresariais atentas ao futuro e fortalece a reputação da empresa. A parceria com uma agência de viagem que entende e apoia esses objetivos pode ser um componente chave na estratégia de sustentabilidade da organização.
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A agência de viagem corporativa como fonte de informações atualizadas
A agência de viagem corporativa mantém sua empresa informada. São atualizações constantes sobre destinos, regulamentações e condições de viagem.
Esse monitoramento constante garante que as organizações estejam sempre cientes de mudanças que possam afetar seus planos de viagem, como alterações nas políticas de visto ou restrições de saúde.
Essa vantagem vai além da mera conveniência: é uma questão de conformidade e segurança.
Ter acesso a informações precisas e atualizadas permite que as empresas tomem as melhores decisões!
Apoio fiscal e jurídico em cada destino
A contratação de uma agência especializada oferece às empresas o benefício adicional de apoio fiscal e jurídico em cada destino. Trata-se de um serviço de suporte que garante que todas as obrigações legais e fiscais sejam atendidas, evitando possíveis complicações e garantindo conformidade com leis locais.
Tal assistência protege a empresa contra possíveis riscos legais e economiza tempo e recursos, permitindo que os colaboradores se concentrem em suas atividades principais. A expertise da agência em regulamentações internacionais é um ativo valioso na condução de negócios globais com confiança e eficiência.
Como escolher a agência de viagem corporativa ideal para sua empresa
Ao escolher uma agência de viagem corporativa, é fundamental avaliar a experiência e as certificações da agência.
Não subestime certificações e premiações: uma empresa com histórico comprovado e credenciais reconhecidas demonstra profissionalismo e competência, garantindo que sua organização esteja em mãos capazes.
Também é importante verificar as tecnologias oferecidas pela agência, pois ferramentas modernas e eficientes podem simplificar a gestão de viagens, fornecendo insights valiosos.
A qualidade e disponibilidade do suporte são igualmente cruciais. Uma agência que oferece assistência rápida e confiável, seja para questões simples ou emergências durante a viagem, é uma parceira em quem você pode confiar. Investigue as parcerias e redes da agência para poder mapear seu alcance e capacidade ao oferecer tarifas e condições exclusivas.
Flexibilidade e capacidade de personalização são indicadores de uma agência que entende e atende às necessidades específicas de seus clientes. Se ela estiver disposta e tiver capacidade de adaptação às suas demandas e preferências, é um ótimo sinal de um serviço verdadeiramente personalizado.
Por fim, se a sustentabilidade é importante para você, verifique como a agência aborda essa questão.
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