Descubra como fugir dos conteúdos genéricos para conduzir seus eventos! Neste guia, descubra como criar a checklist para eventos corporativos ideal para a sua empresa!
O que é uma checklist para eventos corporativos?
Os eventos corporativos são aqueles direcionados ou organizados por empresas. Podem ser dos mais variados tipos e focar em diferentes objetivos, porém, têm em comum o fato de movimentar grandes volumes de recursos e pessoas.
Como consequência, o número de tarefas e – principalmente – processos a monitorar, é enorme.
Uma checklist para eventos corporativos é basicamente uma relação de tarefas. Esta ferramenta de planejamento e organização te ajuda a monitorar tudo que possa comprometer seu evento.
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É comum vermos, nos mais variados sites, a oferta de checklists definitivas e universais. A promessa é que serão as ferramentas para todo tipo de evento e tudo o que você precisa para garantir seu evento.
Não vamos mentir para você. Não é bem assim.
As checklists são ferramentas. O resultado depende de como serão usadas. As principais funções delas são:
- Te ajudar a mapear todas as necessidades do evento;
- Identificar quais serão as tarefas para atender cada uma das necessidades;
- Delegar algumas delas e
- O mais importante, monitorar se cada uma das tarefas foi ou está sendo realizada.
Um bom planejamento não funciona sem uma boa checklist e uma boa checklist não funciona sem um bom planejamento.
Este guia não te entregará a melhor checklist para eventos corporativos. Isso não existe, pois cada evento tem suas particularidades, como o tamanho do público e o objetivo do evento.
Mas você sairá deste conteúdo sabendo como criar a checklist mais adequada para seu evento.
Tipos de checklist para eventos corporativos
Existem diversos tipos de checklists. E é possível que você use uma, duas ou até mais delas em um único evento. Os principais tipos de checklists são esses:
- Planejamento;
- Orçamento;
- Checagem dos espaços;
- Cronograma do evento.
Para cada etapa da organização há uma checklist para eventos corporativos mais adequada.
Motivos para não concentrar todas as tarefas em uma única checklist
Você deve estar se perguntando: não é mais fácil criar uma única checklist?
É até possível pensar que, apesar de enorme e desengonçada, concentrar tudo numa única lista resolveria todos os problemas de uma única vez.
Lamentamos informar, mas este é um dos piores erros que você pode cometer ao criar uma checklist. Eis o principal motivo: cada etapa da organização de um evento define quais serão as necessidades e atividades da próxima etapa.
Afinal:
- Como orçar os custos da estrutura elétrica e de sonorização se você sequer sabe o horário, o lugar e se haverá uma banda tocando?
- Como checar um espaço adequadamente se você não tem ideia do número de convidados que terá de atender?
- E como definir o melhor cardápio ou estilo de música sem definir o tema (se houver) do evento?
Esses são apenas alguns exemplos de como tentar criar uma única checklist para eventos corporativos, com o objetivo de torná-la universal, só te fará andar em círculos. Como resultado, você perderá horas de trabalho removendo e incluindo novos itens na lista a cada novo desafio. O ideal é preparar novas checklists a partir da conclusão de cada uma das etapas da organização de um evento. Assim, elas acabam funcionando como um preparo para a próxima.
Por isso, vamos te ensinar como preparar a checklist da primeira delas: a do planejamento.
Passo a passo para uma checklist de planejamento
1º passo: defina sua ferramenta
Existem diversas formas de você produzir uma checklist. As mais populares são:
- Aplicativos como Trello e Todoist;
- Planilhas como Excel ou Google Sheets;
- Editores de texto como MS Word ou Google Docs;
- O mais clássico de todos, o papel.
É importante não tornar a tarefa de editar sua checklist mais difícil do que planejá-la. Por isso, use a ferramenta que for mais fácil. E leve em consideração a possível necessidade de compartilhar essas informações com sua equipe.
Além disso, há momentos em que algumas ferramentas são mais adequadas que outras, principalmente quando estamos criando uma checklist para eventos corporativos.
Por mais que as ferramentas digitais ofereçam praticidade para trabalhos em equipe, principalmente nas primeiras fases de pesquisa e orçamento, não são ideais para utilização durante o evento em si.
Muitas delas ainda funcionam em smartphones e tablets, mas dependendo da ocasião, pode ser mais prático usar uma boa prancheta e papel durante a correria de um evento.
2º passo: o ponto de partida para uma boa checklist para eventos corporativos
Todas as linhas da sua checklist devem partir de perguntas, mesmo aquelas que você já tenha ideia da resposta ou até mesmo estejam na ponta da língua. Elas te ajudarão a expandir sua memória e raciocínio, mapeando todas as necessidades do evento que está organizando.
A primeira etapa do planejamento de um evento é identificar as bases do seu evento. As principais questões devem ser:
- Para qual marca estou organizando este evento? Como ela se posiciona no mercado?
- Qual é o público-alvo? Quantos convidados teremos?
- Qual o objetivo do evento?
- Quais produtos ou serviços serão apresentados?
- Ela tem um histórico de outros eventos? Quais artistas já foram contratados anteriormente?
- O evento será temático?
- Qual tipo de evento é mais adequado?
Para te ajudar com a última pergunta, confira nosso conteúdo guia sobre os diferentes tipos de eventos corporativos.
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3º passo: a escolha do local
Com as informações sobre a identidade do evento em mãos, é possível mapear os melhores locais para receber seus convidados. Mas, a cada análise, considere:
- Qual a infraestrutura necessária para atender o evento?
- Qual a capacidade necessária?
- Qual tipo de espaço é mais adequado para o formato e tema do evento?
- Como é o acesso ao lugar?
- Atende a logística do meu staff?
- Atende aos padrões de segurança?
- E quando será a visita técnica para vistoria do local?
Considere sempre mais de um lugar e faça comparações entre eles. Nunca deixe de verificar minuciosamente o contrato de locação (não deixe de fazer um!) e definir as responsabilidades de cada parte.
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4º passo: alimentação e decoração
Esses dois assuntos lideram a lista de preocupações de qualquer organizador. Justamente por isso, não podem jamais estar de fora da checklist para eventos corporativos.
O ideal é sempre terceirizar esses serviços, para focar exclusivamente na condução do evento. Escolha com cuidado seus fornecedores e tenha em mente qual tipo de serviço você espera deles — considerando os horários, temáticas, cozinhas e áreas de armazenamento.
Ainda que terceirizando tais serviços, é interessante fazer o dever de casa em relação a alguns aspectos do evento:
- Como o tema do evento se comunica com o cardápio e a decoração?
- Qual o formato de refeição é mais adequado ao horário?
- Qual o padrão de uniforme dos garçons?
- Qual o tamanho de equipe ideal para atendimento do serviço?
- Há cozinhas, câmaras frias e estoques no local?
- E onde serão instalados os freezers das bebidas?
Caso esteja trabalhando com freelancers, como é comum no caso dos garçons, nunca deixe de manter à mão uma lista de profissionais reservas. Alguém sempre se ausenta.
5º passo: comunicação e recursos tecnológicos
Em relação ao uso de tecnologias em eventos corporativos, sempre devemos considerar qual será o público atendido.
Conforme mencionamos no nosso conteúdo sobre tendências em tecnologia para eventos corporativos, a geração Millennial é conhecida por ter maior alfabetização tecnológica e compartilhar experiências via redes sociais. Caso eles correspondam a maioria ou parte relevante do seu público, considere a adoção de recursos tecnológicos para atrair e para fixar informações.
E não esqueça que comunicar informações básicas do evento, desde horários às atrações do evento, é crucial para garantir que seu público marque presença. Considere, na sua checklist para eventos corporativos:
- A identidade visual, logo e nome do evento já foram definidos?
- Como os convidados terão acesso ao mapa de atrações e horários?
- Como eles receberão os convites?
- Será necessário material de apoio gráfico como vídeos, banners e panfletos?
- Serão distribuídos brindes?
- Quem será o DJ ou responsável pelo som do evento?
- E quem será o orador do evento?
Não esqueça que tanto o evento, quanto a empresa, são marcas que precisam ser destacadas em cada ponto de contato com a comunicação.
Considere sempre a jornada do convidado na sua checklist para eventos corporativos
Esses cinco passos se aplicam à grande maioria dos eventos corporativos. Mas muitas coisas ainda ficaram de fora, pois são particulares de alguns tipos de eventos.
Nossa recomendação é, ao planejar seu evento e desenvolver sua checklist, considerar a jornada dos convidados:
- O acesso dos convidados ao espaço;
- A recepção dentro do evento;
- A apresentação dos produtos e serviços;
- As palestras e a organização dos momentos de perguntas e respostas;
- Shows e performances artísticas;
- Coquetéis, locais e momentos de refeição;
- As premiações e homenagens;
- O momento de entrega dos brindes;
- A saída dos convidados do evento.
Esses foram apenas alguns exemplos. Planejar um evento requer paciência, criatividade e capacidade analítica para saber avaliar quais são os recursos que serão utilizados.
Concluída essa etapa, já é possível desenvolver as demais checklists para eventos corporativos.
Basta considerar quais tarefas serão necessárias para atender as demandas que você rastreou respondendo as perguntas da checklist de planejamento.
O valor da experiência
A organização de eventos corporativos é uma das atividades em que a experiência é colocada à prova. Equipes mais experientes (e engajadas com o evento) tendem a planejar e conduzir os eventos com maior eficácia.
Por essa razão, muitas empresas preferem contratar empresas que já são especialistas no assunto. Elas organizam muito além do buffet ou da decoração, mas gerenciam cada etapa do seu evento corporativo.
Empresas como a Voetur Turismo!
Nós, da Voetur, oferecemos soluções tecnológicas e humanizadas aos nossos clientes e nos especializamos no segmento MICE, sigla que reúne (em inglês) os principais tipos de eventos corporativos: Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions.
Conte com toda a nossa experiência e conhecimento, conheça nossas soluções em eventos corporativos!
Leia também:
- Como organizar um evento corporativo de sucesso adequado com as normas de segurança
- Como inovar com os brindes de eventos corporativos
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