Duty of care: o que significa e quais seus benefícios?
Duty of Care, em tradução literal, significa “dever de cuidar”. Nos últimos anos, o termo tem se tornado chave para viagens de colaboradores nas organizações. Entenda os motivos e os benefícios de sua implantação.
Por que se preocupar com o Duty of Care?
Viajar deixou de ser um verbo vinculado apenas à vida pessoal dos colaboradores. Cada vez mais, as empresas têm se engajado com o tema na hora de coordenar as viagens de suas equipes. Os motivos são vários: negociações, eventos corporativos ou até mesmo viagens de incentivo.
Seja qual for a razão, é inegável que o colaborador estará em um ambiente distante da empresa e, por consequência, longe do suporte rápido e próximo de seus supervisores. Isso pode ser particularmente preocupante em lugares onde ele nunca esteve antes. No leque de riscos que um viajante corre e pode precisar de apoio estão:
- Desastres naturais;
- Conflitos políticos;
- Ataques terroristas e;
- Crises sanitárias.
Mas não é só isso. Além de garantir a segurança do colaborador em todas essas possíveis adversidades, oferecer apoio durante suas viagens traz benefícios, como a satisfação do mesmo. E é justamente na hora de oferecer esse auxílio, que o conceito de Duty of Care surge.
O Duty of Care é fundamental para toda empresa na qual as viagens fazem parte da rotina de seus colaboradores. Não é um processo difícil de ser implantado e nós, da Voetur Turismo, somos especialistas em oferecer esse tipo de solução. Por isso, trouxemos para você este conteúdo em que você entenderá:
- O que é Duty of Care;
- Seus benefícios;
- Como implantar;
- E o que é TMC e como ela pode ajudar nesse desafio.
Vamos nessa?
O que significa esse termo?
Conforme dissemos no começo, Duty of Care é o ato de cuidar de seus colaboradores. Ele não é relacionado apenas a viagens, mas tem protagonismo quanto falamos em definir políticas sobre viagens corporativas.
Crises sanitárias, como a pandemia de Covid-19, reacenderam as conversas sobre Duty of Care. Além de lidarem com uma doença completamente desconhecida, os viajantes ainda tiveram que enfrentar políticas incertas dos governos sobre como se comportar em relação à disseminação do vírus.
Muitos colaboradores em viagem tiveram que conviver tanto com aeroportos fechados (sem poder voltar para casa), quanto com hotéis e restaurantes proibidos de atendê-los. Foi uma situação nada fácil, onde precisaram do apoio de suas empresas. E muitas não estavam preparadas para isso.
Podemos afirmar que estabelecer ações de Duty of Care envolvem:
- Melhorar a experiência da viagem;
- Garantir segurança durante a viagem;
- Definir protocolos em casos de crises e;
- Definir meios de monitorar a qualidade das viagens feitas pela empresa.
Aqui na Voetur Turismo, por exemplo, o Duty of Care está diretamente relacionado à nossa missão como empresa. E isso vale tanto para nossos clientes, quanto para nossas equipes. Sempre procuramos soluções inteligentes para lidar não apenas com grandes crises, mas também com os problemas comuns ao viajar.
É nossa maneira de garantir que os viajantes sob nossa tutela tenham a melhor experiência possível.
Como veremos a seguir, o conceito de Duty of Care oferece vários benefícios para a empresa.
3 benefícios para empresas
Você deve estar pensando: “Tudo isso é realmente necessário? Problemas acontecem em quase todas as viagens e isso faz parte da vida. Se alguém estiver viajando pela empresa e acontecer algo, irá me acionar, e aí pensamos em como resolver. Não é mais fácil assim?”.
Acredite, queríamos que fosse simples assim. Mas não é. Enviar um colaborador para uma viagem sem que ele tenha confiança no seu suporte pode causar inúmeros problemas para todos.
Duty of Care não é sobre lidar com crises durante a viagem, é sobre reduzir o seu risco e otimizar a experiência. Por isso, implantar ações de Duty of Care oferece ótimos benefícios para sua empresa. Confira três deles:
1. Segurança no trabalho
Colocar colaboradores em situação de risco sem o devido suporte pode gerar problemas jurídicos para a empresa.
Tenha em mente os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual), como é o caso de um capacete ou cinto de segurança, por exemplo. Na maior parte das vezes em que alguém os usa, não acontece nenhum acidente, e isso pode fazer parecer com que utilizá-lo fosse algo completamente desnecessário. Mas sabemos que, se um acidente tivesse acontecido, aquele capacete ou cinto de segurança poderia ter sido decisivo para preservar uma vida.
Colocar alguém em risco não pode ser uma opção. Essa situação já não é fácil de lidar quando o funcionário está presencialmente na empresa, mas e quando ele está longe dos seus supervisores ou equipe de apoio?
O Duty of Care se preocupa em minimizar os riscos durante a viagem da mesma forma que seria se o colaborador estivesse dentro da empresa. Ele precisa se sentir seguro e saber como agir caso tenha algum problema.
2. Satisfação do viajante
Conforme já mencionamos em outro artigo, viagens de lazer também podem ser consideradas como benefícios para colaboradores. É uma das várias formas para reter talentos e melhorar seu desempenho dentro da empresa.
Aliás, quando falamos em desempenho, não podemos esquecer de como uma viagem de negócios pode afetá-lo. Imagine que você está a quilômetros de distância de sua cidade e vai fazer uma apresentação extremamente importante. Ela será seguida de uma reunião de negociação e uma visita técnica no dia seguinte.
É uma situação razoavelmente estressante e qualquer fato inesperado pode colocar tudo a perder. É o caso de um notebook que é roubado ou um problema de saúde emergencial.
Nesses momentos, o Duty of Care pode ser crucial para garantir que o colaborador se preocupe apenas em desempenhar bem o seu trabalho.
3. Monitoramento e aperfeiçoamento do planejamento de viagens
Um planejamento adequado de viagens corporativas auxilia na redução de custos. Situações inesperadas acabam gerando custos emergenciais que, normalmente, são maiores – pois são feitos às pressas.
Parte do Duty of Care envolve criar e manter relatórios de feedback com os colaboradores que viajaram.
Mas qual a finalidade disso?
Esse monitoramento ajuda a empresa a entender quais são as necessidades e problemas mais comuns em cada localidade. Assim, há a possibilidade de fechar parcerias e encontrar soluções mais econômicas e até mesmo de maior qualidade.
Como implantá-lo na sua empresa
Depois de ler todos os benefícios que o Duty of Care oferece para sua empresa, você deve estar se perguntando: como fazer isso acontecer?
Até aqui, o conceito de Duty of Care pode estar parecendo (ainda) um tanto quanto abstrato. Afinal, como exatamente posso cuidar e monitorar todas as viagens que acontecem dentro da organização?
A implantação do Duty of Care envolve alguns passos básicos. A seguir, recomendamos algumas ações que são fundamentais para conseguir implantá-lo:
Defina políticas para gerenciar riscos
Planejar o gerenciamento de riscos envolve antecipá-los, e isso significa pesquisar quais serão as necessidades dos colaboradores durante viagens, além de requerer estudar os destinos para onde estão indo.
Quais são os protocolos em casos de cancelamento ou atrasos nos aeroportos? Quais as redes de hotéis e restaurantes parceiros? Como proceder caso o colaborador seja assaltado durante a viagem ou fique doente? Como ele deve prestar contas dos custos ao chegar na empresa?
Essas são apenas algumas perguntas que um bom planejamento deve responder na construção do Duty of Care.
Estabelecer os meios de comunicação e gestão
É interessante que a empresa defina meios para se comunicar e ter acesso a informações sobre o colaborador. No mercado, já existem diversos sistemas que auxiliam em:
- Controle de itinerários;
- Acesso a passagens e informações de check in;
- Informações rápidas sobre rede de parceiros em outras localidades;
- Rastreadores (caso o colaborador se perca ou ocorra algum incidente, como o fechamento de um aeroporto em determinada cidade)
- Sistemas para facilitar pedidos de reembolso e prestação de contas e;
- Formas digitais de fazer os relatórios de viagens ou pesquisas de satisfação.
Muitas dessas ferramentas já permitem acessos rápidos por meio de aplicativos para smartphones.
Estabeleça a rotina de colher feedback
O feedback do colaborador, após o seu retorno, é etapa fundamental do Duty of Care. Além de criar relatórios para colher informações básicas da viagem, sempre tenha acesso a dados de interesse, como a qualidade dos hotéis, serviços não encontrados com facilidade no destino ou conflitos comuns naqueles lugares. Tudo isso auxilia no aperfeiçoamento do planejamento.
Contrate uma TMC
TMC, sigla de Travel Management Company, é uma empresa especializada na organização de viagens e eventos corporativos. Ela já terá anos de experiência na criação de pacotes de viagem, soluções de mobilidade e escolha dos melhores hotéis ou serviços em cada destino.
A principal vantagem da contratação da TMC é que você pode terceirizar o Duty of Care. Seus colaboradores estarão sob os cuidados de agentes de viagens especializados.
Além disso, a TMC pode ajudar sua empresa tanto na terceirização completa das viagens (onde ela se responsabiliza por todo o processo) quanto em consultorias na hora de definir suas políticas de viagem.
Garanta o Duty of Care com uma das 10 melhores TMCs do mercado: a Voetur Turismo
A Voetur Turismo é reconhecida como uma das principais empresas do mercado quando se trata de viagens e eventos corporativos. Além disso, é certificada com selo de Compliance, o que garante extrema confiabilidade e transparência de seus processos.
Conheça aqui algumas de nossas soluções e veja como podemos ajudar você e a sua empresa.
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