A gestão de despesas corporativas é uma tarefa crucial de qualquer departamento ou operação empresarial. Mas estes dois setores, que têm se recuperado e ido além das projeções pós-pandêmicas, oferecem desafios bem atípicos. E, para lidar com eles, é necessário criar suas próprias estratégias.
O diferencial na gestão de despesas corporativas em viagens e eventos
Por que a gestão de despesas corporativas com viagens e eventos é diferente das demais áreas de uma empresa?
O primeiro pensamento é, talvez, que elas não sejam muito distintas. Mas o problema em generalizar a gestão de despesas corporativas de vários departamentos é a brecha para falha. Com ela, prejuízos consideráveis que demoram a ser identificados podem surgir.
Ambos os setores se distinguem por:
- natureza de gestão extremamente volátil, que exige adaptação muito rápida para mudar planos de última hora, ao passo que se mantém uma demanda para definir políticas e regulamentos claros;
- expertise específica de conhecimentos que não são compartilhados com muitos setores, como negociação com grande variedade de fornecedores, monitoramento de regulamentos locais (e, por vezes, internacionais) e logística de viagens;
- foco no colaborador com variáveis que fogem constantemente da zona de controle da empresa, principalmente em relação à segurança;
- e a dificuldade de prever custos pela grande quantia de variáveis e imprevistos.
Além desses pontos, a gestão de despesas corporativas com viagens e eventos oferece um ROI (retorno sobre investimentos) difícil de quantificar.
Não é como se tais operações não trouxessem benefícios. O desafio é mapear, com precisão, todos os retornos financeiros e estratégicos. As viagens e eventos desempenham um papel fundamental na construção de relacionamentos com clientes e na própria cultura (interna) da empresa.
Calcular isso é um desafio por si só, com poucos padrões conhecidos e realidades que mudam muito de uma organização para outra.
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Onde a gestão de despesas corporativas de viagens e eventos se encontram?
As semelhanças são mais fáceis de apontar. Entre a grande variedade delas, se destacam:
- a exigência de estabelecer orçamentos rigorosos;
- políticas e diretrizes parecidas em temas como reembolsos, fluxo de aprovações e conformidade legal;
- métricas de desempenho semelhantes;
- uso de tecnologias similares, como softwares para gestão de despesas corporativas, planejamento e sistemas de reservas;
- e o impacto que ambas as operações têm no branding (gestão e reforço da marca no mercado) da empresa.
Como este conteúdo está organizado
Apesar das semelhanças, é um desafio reunir os dois temas (gestão de viagens e eventos) num único conteúdo.
Por isso, dividimos a sequência desse artigo em duas partes. Em cada uma, entenderemos:
- o impacto de cada operação nos resultados da empresa;
- e as principais estratégias do setor.
Ficou interessado? Então continue a leitura abaixo!
A gestão de despesas corporativas com viagens
Essa é a principal especialidade das nossas equipes na Voetur Turismo. E temos percebido como o setor tem se recuperado bem rápido da pandemia de COVID-19. Para isso, citamos dados de algumas das principais organizações que fazem análises do segmento, entre elas a PwC, a Statista e a US Travel Association:
- O setor de turismo para negócios subiu 14% em 2021 e 32% em 2022. Atualmente estimado em 700 milhões de dólares, a previsão é que o setor alcance o valor de 2 trilhões até 2028;
- 33% das empresas esperam uma redução de 11 a 25% nos orçamentos de viagens até 2025, com a implantação de estratégias sustentáveis na gestão de despesas corporativas;
- e, em um mapeamento de empresas com regularidade em viagens corporativas, confirmou-se que 10% das despesas gerais são destinadas apenas às viagens.
Há uma fatia importante do budget dedicado às viagens corporativas. E o mais interessante: há muito potencial de redução nos custos sem reduzir a qualidade e, principalmente, a segurança dos colaboradores.
Defina objetivos
Não haveria razão para se falar em gestão de despesas corporativas com viagens se elas não tivessem importância para o futuro dos negócios. Parece irrelevante tratar sobre o assunto e ir logo para as principais estratégias. Porém, para identificar todas as demandas de uma viagem a trabalho, é essencial estabelecer seu objetivo primeiro.
De acordo com dados da Statista, 9 a cada 10 líderes (que viajam com regularidade) consideram a viagem de negócios essencial para o sucesso financeiro da empresa. Entre os principais motivos que levam profissionais a viajarem pelo mundo em nome de suas organizações, estão:
- relacionamentos (networking);
- desenvolvimento pessoal;
- conquista de novos clientes;
- e adquirir vantagens competitivas em mercados regionais.
É apenas a partir da definição de um objetivo claro que é possível pesquisar o tamanho do retorno que a viagem (enquanto investimento) pode oferecer à organização.
Defina limite de gastos
Definir os limites orçamentários na gestão de despesas corporativas nem sempre é tarefa fácil. Nossa principal dica é ter na ponta do lápis a média de custos de cada um dos serviços contratados ao longo de uma viagem.
Para isso, será necessário monitorar constantemente os preços de estadias, passagens e serviços que costumam ser contratados durante as viagens. Recomendamos criar bases de dados para registrar estas informações.
Consulte-as para definir quanto, de maneira realista, espera-se investir em uma viagem.
Amplie o olhar
A gestão de despesas corporativas inteligente faz escolhas que vão além das reduções diretas.
Imagine que você dê completa liberdade de escolha aos seus colaboradores e peça que eles se organizem para escolher as estadias mais econômicas.
Um deles, por falta de informação — e convém destacar, mais foco no compromisso que terá no dia seguinte — escolhe um hotel econômico em um bairro menos movimentado da cidade. No dia da reunião, acaba desembolsando um valor considerável no táxi e, num trânsito acima da média, chega vinte minutos atrasado.
Como fica a imagem de sua empresa com o cliente? Neste caso, planejamento e precisão não serão qualidades marcantes da sua primeira impressão.
Não é culpa do seu colaborador, que estava preocupado em garantir que todos os arquivos estivessem no jeito para a reunião e com as perguntas que teria de responder. Afinal, esta era a prioridade.
Amplie o olhar, com foco no objetivo da viagem, para garantir bons resultados. E sempre oriente sua equipe.
Defina políticas de viagens
Já temos vários conteúdos sobre o assunto, que você pode conferir no blog da Voetur. Por isso, iremos apenas resumir alguns dos principais pontos que devem estar presentes na política de viagens da sua empresa:
- as distinções entre gastos pessoais x gastos corporativos;
- as políticas de reembolsos;
- os comportamentos esperados do colaborador;
- e os resultados desejados em cada viagem.
Além disso, contratar seguros de viagem é essencial para reduzir custos com imprevistos. Considere isso, mesmo quando não são obrigatórios.
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Gestão de despesas corporativas em eventos
Como mencionado no começo deste artigo, o setor de eventos corporativos vem se recuperando da pandemia de COVID-19, mas não sem mudanças significativas. Ao menos é o que apontam os dados da pesquisa conduzida pela Skift Meeting.
A principal mudança está no formato e nas tecnologias utilizadas. Cerca de 78% dos organizadores de eventos (consultados na pesquisa) declararam fazer uso de mais tecnologias. Como resultado, 70% dos eventos acontecem de maneira completamente virtual ou híbrida.
As mudanças também estão sendo impulsionadas por orçamentos mais limitados. Apenas 36% dos organizadores de eventos têm conseguido orçamentos maiores que os que encontraram em 2019. E o contexto não é de queda nos preços de materiais e mão de obra, muito pelo contrário.
A seguir, selecionamos as principais estratégias que estão sendo adotadas para reduzir custos na gestão de despesas corporativas com eventos.
Seleção criteriosa do local do evento
Escolher um bom espaço para seu evento envolve muito mais preocupações do que localização, preço e capacidade. Existem alguns detalhes que não podem passar despercebidos durante a escolha.
Nossas dicas são:
- economize no valor da locação escolhendo dias com menor movimento e evite sempre os feriados, períodos de pico (como a última semana do ano) e fins de semana;
- evite locais com políticas rígidas sobre os serviços de alimentação (muitos amarram a locação com serviços internos de buffet) e busque mais flexibilidade, principalmente sobre a compra de bebidas;
- e opte por locais com mais beleza natural, economizando com serviços de decoração.
Ainda sobre a flexibilidade nos serviços de alimentação, muitos lugares oferecem amplos espaços abertos que permitem a oferta de praças de food trucks. Trata-se de uma tendência para eventos que oferecem cardápios mais variados, divertidos e produzidos por cozinheiros especializados.
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Detalhes que fazem diferença
A gestão de despesas em eventos envolve ter mais flexibilidade na escolha dos recursos que serão utilizados no evento.
O ponto de partida para conduzir uma boa combinação entre controle e flexibilidade é ter mais informações sobre o volume de convidados, principalmente quando o evento não é gratuito e a tendência é que a presença fique bem menor. Apesar de não haver meios de garantir a participação dos convidados, algumas estratégias permitem apurar melhor o número.
Sempre envie lembretes (via e-mail ou mensagens) e peça confirmação algumas semanas antes da data do evento.
Também há práticas recomendadas quando o tema é a oferta de pratos, talheres e copos. Trabalhar com itens descartáveis é mais econômico e permite melhor controle do atendimento e armazenamento. Além disso, são oportunidades de reforçar a marca da empresa por meio de descartáveis personalizados.
Se o requinte e a preocupação com o meio ambiente estão em pauta, considere embalagens compostáveis – aquelas que são feitas a partir de materiais naturais como cana-de-açúcar e mandioca, ou seja, biodegradáveis.
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- Como fazer sua própria checklist para eventos corporativos
- O que é ESG nas empresas e porque o conceito vem ganhando importância
A gestão de despesas corporativas na decoração de um evento
Anteriormente, citamos a importância da escolha de locais com mais beleza natural. Eles permitem que você possa utilizar decorações leves. Este tipo de estratégia privilegia a circulação de pessoas, a contemplação e a socialização.
Aqui mencionamos a atenção necessária quanto à comunicação institucional. Evite criar logos e chamadas feitas especialmente para o evento. Ao invés disso, utilize a marca da empresa de maneira genérica. Isto permite utilizar muitos móveis, itens de decoração e outros materiais em vários eventos.
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É possível economizar com palestrantes?
Sim! E isso não significa reduzir a qualidade do seu evento ou dos palestrantes que participarão. O foco deve ser a análise criteriosa de quem, quando e como cada um participará.
Recomendamos que agende com antecedência com os participantes, pois eles irão – com todo direito – cobrar valores mais altos conforme precisem encaixar seu evento em uma semana com vários outros agendados. Ao priorizar a antecedência, você encontra profissionais com agendas vazias e mais abertos à negociação.
Verifique também se o palestrante escolhido já não tem outro evento na sua região. Para reduzir deslocamentos e otimizar o tempo, muitos profissionais adorariam encaixar dois eventos na mesma cidade e semana – concedendo um desconto, é claro.
Além disso, considere aproveitar a presença do profissional em mais de uma atração do evento. Talvez o mesmo palestrante possa participar de um ciclo de perguntas e respostas, uma mesa redonda ou até mesmo um workshop. Assim é possível negociar um pacote e diminuir o esforço na procura por outras atrações.
Respeite as particularidades destes dois setores
A pior prática possível é considerar a gestão de despesas corporativas com viagens e eventos como mais um processo dentro da empresa, seguindo os mesmos padrões que os outros setores seguem.
É inegável que muitas das melhores práticas na gestão de despesas destas operações também são encontradas em outras áreas, porém não podem ser entendidos como apenas mais um procedimento de outro departamento.
São duas operações que envolvem, de maneira sensível, o valor da sua marca no mercado e entre seus colaboradores. Valorizar as viagens e eventos corporativos significa valorizar sua empresa e quem a representa.
Como a Voetur te ajuda na gestão de despesas corporativas
São muitos anos – e premiações – que a Voetur conquistou no setor de viagens e eventos corporativos. Nosso foco é justamente auxiliar empresas na gestão de suas despesas corporativas quanto o assunto é definir suas políticas e garantir a qualidade das viagens, organizar eventos e te manter a par de todos os processos.
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