Você consegue dizer com clareza o que é uma boa gestão de eventos? Neste conteúdo, dissecamos o que é, o papel do gestor de eventos e como as TMCs podem contribuir na garantia de eventos memoráveis para sua empresa. Dá uma olhada!
O que é gestão de eventos
É difícil definir até onde vão as fronteiras entre uma boa e uma má gestão de eventos e até mesmo como parceiros podem colaborar com ela, se nós ainda não temos uma definição clara sobre que é a própria gestão de eventos.
Essa definição vai mudar muito de um autor para outro, porém é consenso que a gestão de eventos lida com todas as etapas necessárias para que um evento atinja seus objetivos e aconteça de maneira mais eficiente e produtiva.
Porém, ao traçar objetivos ou estabelecer o que é eficiência, você perceberá que tais termos ganham significados diferentes a cada evento, principalmente quando estamos tratando dos corporativos.
Esta é uma das atribuições do gestor de eventos. Este é o profissional que, capacitado com profundo conhecimento da área, consegue ter uma visão estratégica do evento e – ao mesmo tempo – garantir que toda a operação corra bem.
Como é realizada a gestão de eventos
A gestão de eventos contempla desde a concepção até a coleta de dados que apuram se o evento foi ou não um sucesso, normalmente realizada após a sua conclusão. Ou seja, acompanha antes, durante e depois. Por isso, há etapas estratégicas e operacionais envolvidas.
Normalmente, a gestão de eventos é dividida da seguinte forma:
- planejamento;
- execução;
- e análise dos resultados.
A base das três etapas é o planejamento. Muito além de definir o local e os fornecedores que o atenderão, a fase de planejamento também estabelece quais serão os seus objetivos e como medir se o evento foi ou não um sucesso.
No caso dos eventos corporativos, a fase de planejamento na gestão de eventos envolve também prever os impactos sobre a marca da sua organização. Isso significa aproveitar da melhor maneira as oportunidades enquanto faz planos de contingências contra possíveis ameaças.
Leia mais: Tipos de eventos corporativos — quais são e suas diferenças
O planejamento é sucedido pela etapa de execução na gestão de eventos.
É a fase operacional. Cabe destacar que o evento começa a ganhar forma muito antes do seu local ser organizado: a divulgação é crucial para o sucesso de qualquer encontro, tal como o processo de venda de ingressos ou previsão do número de convidados, de acordo com o mapa de interesse.
Apesar disso, de fato é durante o evento que a gestão é colocada à prova. A boa gestão deve priorizar antecipar falhas, mas a capacidade para lidar rapidamente com eles é outra marca de uma gestão eficiente.
Leia mais: Conheça nossas dicas para fazer sua checklist para eventos corporativos.
Por fim, a terceira e última etapa da gestão de eventos: a análise dos resultados.
Esta costuma ser a etapa que menos recebe atenção em exemplos ruins de gestão de eventos. Nestes casos, os resultados ficam condicionados a ‘achismos’ dos organizadores e se ancoram a poucos ou nenhum dado concreto.
Afinal, como saber se um evento foi ou não bem-sucedido? Ter esta resposta na ponta da língua é resultado de uma boa gestão de eventos. Envolve o bom planejamento, realizado no início do processo, em especial na definição dos objetivos e dos indicadores para monitorá-los.
Somente estes indicadores, pautados nos objetivos pré-definidos, poderão produzir um relatório realmente confiável dos resultados do evento.
E, é claro, estes aspectos podem variar de encontro para encontro. Por exemplo, um evento corporativo de cunho culinário, cujo principal objetivo é que os seus participantes provem um cardápio especial, tem um propósito diferente de um em que há apenas um workshop. É importante atentar-se às necessidades específicas de seu negócio.
Importância de um gestor de eventos
Após identificar as etapas da gestão de eventos e entender alguns dos traços de uma boa gestão, fica claro que ela não é realizada por uma única pessoa. A organização de um evento é feita por diversos profissionais, cada um com sua especialidade e atribuição.
O gestor de eventos é quem garante unidade a esta organização, além de traçar os objetivos que irão condicioná-la. Logo, ele precisa ter profundo conhecimento sobre gestão, pessoas e os diferentes serviços demandados.
A importância de um gestor profissional está justamente na sua capacidade estratégica de mapear as necessidades dos eventos e se elas estão sendo atendidas em cada etapa.
As atribuições de um gestor de eventos são tão importantes que nas empresas com alto volume de atividades, esta função ultrapassa a capacidade de um profissional da área de RH e um colaborador especialista geralmente é contratado.
Outras empresas, de olho em eventos com a máxima qualidade, vão além e procuram uma Travel Management Company (TMC) como parceira.
Como a TMC colabora na gestão eficiente de eventos
Se o gestor de eventos é o profissional necessário para garantir a boa gestão de eventos em cada uma de suas etapas, qual é a função de uma TMC?
São várias as respostas para esta pergunta, mas quase todas giram ao redor do alcance dos eventos. Estamos falando disso em relação:
- ao controle da empresa sobre os investimentos em cada evento;
- à qualidade (e variedade) dos fornecedores que atenderão sua empresa;
- à divulgação do evento;
- e ao monitoramento da sua organização sobre cada etapa do evento.
As TMCs são empresas especializadas na organização de viagens e eventos, principalmente corporativos. O que une estes dois mercados é a pluralidade de fornecedores e o desafio de atender as organizações sob demanda — com a mesma velocidade, capacidade e qualidade de atendimento.
Uma TMC, indo além dos limites de uma única empresa, obtém conhecimento de mercado e consegue oferecer recursos em primeira mão para a sua marca.
A Voetur Turismo, por exemplo, é uma TMC que está entre as principais do mercado nacional e oferece uma ampla cesta de serviços, incluindo softwares para organização dos eventos e monitoramento dos custos em cada uma das etapas.
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