Como já falamos anteriormente aqui em nosso blog, as viagens corporativas são ótimas ferramentas para engajar colaboradores e aumentar os resultados da sua empresa. Mas você sabia que fazer isso sem uma política de viagens estabelecida pode trazer o efeito contrário? Sim!
E esse é o assunto do texto de hoje. Continue lendo para saber mais!
O que é uma política de viagens corporativas?
A política de viagens corporativas não é nada mais nada menos do que o documento que descreve detalhadamente as informações e objetivos das viagens, assim como as diretrizes a serem seguidas tanto por quem organiza, quanto pelo colaborador e viajante.
Desde os procedimentos de solicitação e aprovação, até detalhes práticos, como tipos de hospedagem, orçamento para alimentação, meios de transporte e até a verba para gorjetas. Tudo isso deve estar descrito no documento.
Do mesmo modo, deve-se discriminar quando e como serão entregues os relatórios da viagem, assim como as normas para reembolso de qualquer despesa. É essencial que essa política seja clara e objetiva, sem margens para dúvidas ou ambiguidades que possam ser questionadas posteriormente.
Quais as vantagens desse tipo de política?
Apesar de parecer um processo difícil e trabalhoso, a criação de uma política de viagens corporativas é extremamente necessária.
As viagens corporativas representam um dos gastos mais altos nas despesas de uma organização. Portanto, quanto mais for possível economizar, melhor. Não é verdade?
Uma grande preocupação é que esse processo de redução de custos não acarrete na perda da qualidade dos serviços prestados aos colaboradores, e quando a política de viagens é implementada de forma correta, serve como um guia para tomar as decisões mais assertivas acerca do assunto.
Buscar e conseguir o melhor custo-benefício é o grande objetivo principal, mas, além disso, a política de viagens é quem garante mais conforto, segurança e bem-estar aos funcionários da sua empresa. A existência de padrões e procedimentos faz com que tudo ocorra – na maioria das vezes! – de acordo com o planejado.
Falando em planejamento, a política de viagens é a grande responsável por tornar o processo mais rápido e eficiente. Dessa forma, a dedicação e foco dos colaboradores pode ser realmente voltado para outras questões relevantes da companhia.
Como criar uma política de viagens corporativas?
Como falamos anteriormente, o ponto-chave para a criação de qualquer política de viagens eficiente é a clareza e a transparência, abordando de forma detalhada e completa todas as necessidades que envolvam a empresa e os viajantes.
Envolver diversas áreas da empresa como gestão de risco, recursos humanos, departamento financeiro, entre outros, ajuda a dar amplitude nas decisões e diretrizes.
Cada empresa deve refletir sobre a sua realidade para melhor organização da política, porém, citaremos alguns pontos fundamentais para sua elaboração:
– Descrever as situações que levam às viagens corporativas, incluindo motivos ou eventos que permeiam a decisão de levar um colaborador para outro lugar;
– Além de ser realista quanto ao orçamento que a organização pode gastar com viagens corporativas, ela deve elucidar sobre os gastos com hospedagem, passagens de avião e alimentação, de acordo com cada nível de cargo;
– Fixar uma data limite quanto à antecedência necessária para organizar uma viagem, levando em consideração que ela é um fator que possibilita conseguir preços mais baixos;
– Prezar pelo conforto do funcionário e o Duty of Care, preenchendo suas necessidades, garantindo a sua segurança e oferecendo tempo livre para descanso ou turismo;
– Como as viagens corporativas estão sempre em constante evolução, recomendamos que a política de viagens de sua empresa seja revisada em um período de 6 em 6 meses, para que reflita diretamente as atualizações que o mercado de viagens oferece.
Elaborar uma política de viagens corporativas é um grande desafio para qualquer gestor de uma organização. Porém, pode ser exatamente aquilo que a sua empresa precisava para ter mais assertividade e alavancar os resultados esperados.
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