O mundo corporativo é um ambiente competitivo e muito dinâmico! Por isso, é muito importante contar com a otimização de recursos, e o RFP pode te ajudar nisso.
Quando se trata das viagens corporativas, a busca por fornecedores e serviços que oferecem o melhor custo-benefício é primordial.
Em março de 2024, as despesas das empresas com as viagens corporativas chegaram a R$ 11,3 bilhões – 4,1% a mais do que em março de 2023. Os dados são FecomercioSP com a Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev).
É aí que entra o RFP (Request for Proposal), ou em português, Pedido de Proposta.
No conteúdo de hoje, traremos mais sobre a importância do RFP para as viagens corporativas. Que tal conhecer este recurso e passar a utilizá-lo no seu planejamento? Vem com a gente!
O que é RFP, afinal?
Esta ferramenta é usada em diversos setores e é primordial para empresas que precisam selecionar prestadores de serviços com base em critérios claros e objetivos.
Usar o RFP permite que as comparações entre fornecedores e serviços sejam mais justas e possibilita uma escolha mais adequada às necessidades e expectativas da sua empresa.
É muito mais do que uma cotação de preço: para ela funcionar, é necessário transparência, clareza e muita negociação!
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Por que o RFP é crucial hoje em dia?
Bem, se você está gerenciando uma equipe que viaja com frequência para eventos ou reuniões, verificar as melhores condições do mercado pode fazer toda a diferença no controle de custos.
O RFP é uma maneira estruturada e mais formal para lidar com fornecedores.
O que tem em um RFP?
Trata-se de um documento formal, enviado por uma empresa para solicitar propostas de fornecedores ou prestadores de serviço. Na prática, serve como uma oportunidade para esses fornecedores apresentarem seus trabalhos com todos os detalhes, incluindo a precificação.
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Benefícios do RFP nas viagens
Já sabemos que planejamento é a palavra lei para uma gestão eficiente, né? Vamos explorar os principais pontos que tornam a RFP tão importante no setor:
1. Clareza de necessidades
É através de um RFP que você pode detalhar de maneira organizada e clara as necessidades de sua empresa em relação às viagens corporativas. Neste documento, sua empresa pode definir muitos aspectos.
• Tipos de acomodação favoritos: vocês precisam de uma boa localização? Precisam ter uma cozinha dentro do apartamento? Quais as necessidades dos funcionários para as viagens?
• Tipos de transporte: a sua equipe se desloca de qual forma? Quais são as rotas de voo mais atraentes? São utilizados carros de aplicativo? Vale também observar como seria feito o reembolso desse gasto – seria através de apresentação de nota fiscal, ou automaticamente, integrado ao ERP da empresa? É importante se atentar a cada uma das situações.
• Serviços extra: um bom seguro viagem, suporte 24h para viajantes, Wi-Fi incluso, tudo isso deve ser levado em consideração.
Dessa forma, seus fornecedores têm uma visão detalhada de tudo o que será necessário, o que evita situações ruins ou serviços fora do esperado.
2. Comparar de forma eficiente os fornecedores
As propostas devem seguir a mesma estrutura para poderem ser comparadas depois. Isso torna o processo de comparação muito mais fácil. A análise detalhada não fica presa somente aos preços, mas também aos serviços, qualidades e condições contratuais.
Comparar todos esses detalhes reduz o risco de selecionar um fornecedor baseado apenas no custo. Essa avaliação mais abrangente inclui outras questões, como atendimento, flexibilidade de horários e até prazos para cancelamento.
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3. Vale negociar!
O RFP é uma base que abre campo para negociações. Ao saber o que sua empresa está buscando, os fornecedores podem apresentar propostas mais competitivas, incluindo preços atrativos e até serviços extra.
A margem de manobra para negociação aumenta: assim, as tarifas e condições de pagamento podem ser revistas.
4. Transparência no processo
Solicitar uma proposta formal é garantir que todos os fornecedores tenham a mesma oportunidade de trazer suas soluções.
Reduz a possibilidade de favoritismo, além de promover um ambiente de concorrência saudável e justa!
Para quem fornece o serviço, este simples passo também inspira confiança, já que eles sabem que estão competindo em igualdade de condições.
5. Gerenciar custos
O RFP também contribui para controlar os custos da operação!
Defina claramente as necessidades e expectativas já no início do processo, pois assim a empresa pode prever os custos das viagens com mais precisão.
Isso evita surpresas desagradáveis e gastos fora do orçamento.
Outro benefício é que o uso de um RFP estimula que os fornecedores mandem tarifas mais competitivas para conquistar o contrato – ponto para sua empresa!
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Como aplicar o RFP?
Primeiramente, identifique as necessidades da empresa em relação às viagens corporativas. Alguns pontos podem ser considerados:
– Há alguns destinos mais frequentes?
– Qual o número de viajantes e a frequência dessas viagens?
– Há preferências de hotéis, voos ou serviços adicionais?
Elabore o documento de forma objetiva. Alguns detalhes a serem incluídos são:
– Informações sobre sua empresa e volume de viagens
– Critérios de avaliação das propostas
– Prazo para retorno e início de contrato
Faça uma boa avaliação de fornecedores! Inclua preços, qualidade do serviço, atendimento e flexibilidade de condições. Analise as propostas com cuidado e, se necessário, organize rodadas de negociação para melhoras nas condições.
Implemente e monitore! Após escolher o fornecedor e ter o contrato assinado, vale acompanhar continuamente o desempenho desse acordo, para se certificar de que os padrões sejam seguidos e a empresa esteja recebendo de acordo com o esperado.
O RFP é uma ferramenta valiosa e essencial para planejar viagens corporativas. Sua clareza, comparação eficiente, transparência e formas de negociação o fazem um aliado para quem busca otimizar seus recursos.
Estamos entre as 10 maiores TMCs do Brasil, e entendemos perfeitamente a importância de um RFP bem elaborado.
Estamos prontos para oferecer as melhores soluções para sua empresa. Entre em contato para que possamos ajudá-los em cada passo do processo e tenha viagens corporativas tranquilas, seguras e mais eficientes!
