Self compliance em viagens corporativas: o que é e como incentivar
Self compliance é uma expressão que traduz o autogerenciamento em relação a ética e governança nas organizações. Neste artigo, você entenderá como o termo se relaciona com viagens corporativas e como desenvolvê-lo com seus colaboradores. Boa leitura!
Qual a diferença entre self compliance e compliance?
Compliance é um termo que engloba uma postura e uma série de ações em prol de uma governança corporativa pautada na ética e na transparência. Em tradução mais literal, significa “agir conforme regras e normas”.
Neste momento, não é nossa intenção explicar por completo o conceito de compliance e como ele se relaciona com o mundo das viagens corporativas. Aliás, você pode conferir isso no nosso conteúdo completo sobre o tema. O importante, aqui, é entender que envolve uma mudança de comportamento dentro das organizações.
Por consequência, esse termo engloba também os próprios colaboradores. Definir regras e criar sistemas de monitoramento tem pouca eficiência quando não há uma cultura organizacional pautada na ética. E tal cultura precisa se manifestar em todos.
É nesse momento que estamos falando de self compliance.
O self compliance é a atitude que parte do próprio colaborador. Ou seja, é um esforço espontâneo em respeitar as normas e ter comportamentos que não sejam antiéticos ou lesem a empresa.
Neste conteúdo, iremos abordar vários pontos sobre self compliance. Entre eles:
- Qual a relação entre self compliance e viagens corporativas;
- Como incentivar o self compliance e;
- Como soluções tecnológicas e uma TMC podem ajudar.
Como o self compliance se relaciona com a gestão de viagens corporativas?
Conforme comentamos em nosso conteúdo sobre a criação de políticas de viagens corporativas, elas servem para definir e dar clareza aos colaboradores sobre:
- Quais são os objetivos das viagens;
- Como deve-se proceder em relação às despesas;
- Como ter acesso aos serviços e;
- Como prestar contas a respeito de custos de viagens corporativas.
É esperado que quem trabalha na organização siga naturalmente todas as normas, porém muitas delas podem envolver mais do que simplesmente a honestidade.
A falta de atenção ou desleixo pode criar situações de conflito, como falta de transparência ou até mesmo aumento nos custos para a empresa. São casos em que o colaborador:
- Não respeita o teto de gastos previsto para a viagem;
- Não armazena adequadamente recibos e comprovantes de despesas extras;
- Esquece de prestar contas ou fornecer informações de despesas nos relatórios e;
- Utiliza serviços, hospedagens e subsídios para despesas que não são destinadas ao objetivo da viagem.
Por isso, é importante entender que o self compliance vai muito além da honestidade do colaborador, mas também demanda que ele se policie durante as viagens. Isso é especialmente sensível em casos em que deslocamentos compõem a rotina do trabalho, como no caso de empresas que adotam o modelo de trabalho Anywhere Office.
Entretanto, isso não é tudo. Como veremos mais à frente, o self compliance pode (e deve) ser incentivado pela organização.
Como incentivar o self compliance nas equipes
Fazer com que os colaboradores sigam as normas depende do quão claras e objetivas elas são, além de ser necessário criar mecanismos que possam monitorar possíveis desvios de conduta. Não é possível exigir que alguém siga normas se ele sequer sabe quais são ou como fazer.
A seguir, separamos 4 dicas de como facilitar esse processo e, assim, incentivar o self compliance dentro da sua organização. Confira:
Crie uma política de viagens
Esse é o primeiro passo, pois todos os colaboradores devem entender que existem normas a serem seguidas quando viajam pela empresa.
Defina as regras e processos de maneira clara. Da mesma forma, informe cada um sobre estes mecanismos e deixe a política de viagens em fácil acesso. O self compliance depende bastante da compreensão profunda de quais são as normas da empresa.
Um exemplo dessa aplicação seria deixar claro como funcionam as regras de reembolso de despesas e quais ferramentas devem ser utilizadas para fazer um pedido do mesmo.
Estabeleça meios de monitorar o controle de gastos
Um dos procedimentos essenciais para evitar fraudes em qualquer departamento é definir mecanismos de monitoramento. São controles e sistemas que permitem acompanhar quando, quanto e em quê os colaboradores estão usando dinheiro da empresa durante as viagens.
Ter a certeza de que um monitoramento é realizado já inibe o comportamento fraudulento, pois não gera a falsa sensação de impunidade.
Contudo, é imprescindível lembrar: não basta somente criar controles e normas, é necessário acompanhar os relatórios.
Divulgue legislações específicas sobre o destino da viagem
Compliance também envolve mais do que impedir fraudes financeiras. Outro aspecto importante deste termo, e por consequência do self compliance, é o respeito à ética e às leis de cada local onde a empresa está operando
Parece algo simples. Talvez, de fato, seja natural respeitar normas e leis em outras cidades ou Estados, porém não devemos esquecer que diferenças culturais e legais podem ser consideráveis de um país para outro.
Para que um colaborador garanta o próprio self compliance, ele precisa entender quais são as principais normas e cuidados a se ter no destino. Então, facilite e forneça tais informações de forma simples.
Reconheça o self compliance de seus colaboradores
Outra estratégia eficaz é reconhecer, e até mesmo premiar, os colaboradores que respeitam todas as políticas de viagem da empresa. Isso pode ser avaliado por meio de métricas como:
- Entrega de relatórios;
- Uso das ferramentas de controle e;
- Comparativos entre despesas e orçamentos previstos.
É possível incluir esta estratégia dentro da avaliação de desempenho do colaborador (se você a realiza periodicamente) ou de maneira isolada.
Criar este modelo de avaliação permite não apenas um incentivo pela premiação, mas também ajuda no aprendizado e fixação de comportamentos que fazem parte do self compliance.
Como a tecnologia auxilia no incentivo ao self compliance
Muitas empresas, temendo fraudes, acabam restringindo demais o rol de serviços oferecidos durante as viagens. Porém, como vimos no conteúdo sobre Duty of Care, a organização jamais deve deixar de lado o cuidado com os colaboradores – especialmente durante o seu tempo fora de casa.
Limitar não é a solução. E sim estabelecer comunicação e controles eficientes de acesso a esses serviços.
No mercado já existem diversas ferramentas, inclusive aplicativos que podem ser acessados via smartphones. Eles fazem parte de sistemas que se comunicam com os setores financeiros da empresa e permitem que o colaborador tenha a segurança do acesso fácil aos serviços que precisa, além de oferecerem um meio prático para que prestem contas.
Como uma TMC pode ajudar na gestão de viagens?
Outra opção é a contratação de uma TMC (Travel Management Company), empresa que oferece consultoria e assessoria na gestão de viagens corporativas. É o caso da Voetur Turismo.
Somos a principal TMC do mercado brasileiro a oferecer soluções inteligentes para garantir viagens seguras aos colaboradores dos nossos clientes e maior controle às organizações.
Fale com a nossa equipe e veja como podemos ajudar a sua empresa.
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