A transparência dos processos envolvendo viagens corporativas não é uma preocupação nova, mas ganhou destaque na mídia nos últimos meses.
Com isso, uma dúvida apareceu para muitos clientes: como as empresas podem garantir uma gestão de viagens corporativas que seja eficiente, rápida e, ao mesmo tempo, confiável e ética?
Esse tema conversa com outros textos que já publicamos aqui no blog, como o significado de compliance e a importância do self compliance dentro da gestão de turismo corporativo. Se você não os leu, recomendamos que faça isso para que compreenda um pouco mais sobre a profundidade deste assunto.
Apesar da transparência ser um assunto geralmente tratado quando falamos de fraude, ela vai muito além. A maior visibilidade em processos propulsiona soluções que trazem:
- eficiência na criação de programas de viagem;
- dados essenciais para o Business Intelligence da sua organização;
- maior satisfação dos colaboradores;
- e, é claro, mais economia.
É uma demanda que não é só de quem paga a conta, mas dos próprios viajantes. Reforçando isso está uma pesquisa conduzida pela britânica Travelport, que aponta como 88% dos viajantes a negócios já desejam total transparência na aquisição dos serviços.
Você quer aprender como garantir essa transparência nas suas viagens corporativas? Então confira o conteúdo abaixo!
A importância de definir o que é transparência
Apesar de parecer um termo com significado óbvio, muitos fazem inferências erradas sobre o sentido de transparência dentro do universo corporativo. Por isso, é bom começarmos definindo o que é.
A transparência não é um conceito abstrato que seja sinônimo de honestidade ou ética. Reforçamos isso, pois é comum que muitos executivos exijam uma maior transparência de seus colaboradores como se isso fosse meramente uma questão de boa vontade, mas não é.
Transparência é sobre processos. Ou melhor dizendo: em como eles são projetados.
Maior transparência significa maior visibilidade em como as coisas devem ser feitas e como estão sendo feitas. É uma via de mão dupla: vale tanto para líderes quanto para seus colaboradores ou fornecedores.
Quando falamos de viagem corporativa, há uma série de componentes que envolvem a prestação de contas:
- a política de viagens da empresa;
- as políticas de reembolso de despesas;
- como funcionam os processos da gestão de despesas da organização;
- e o orçamento do programa de viagens.
Para cada um deles é necessário que se estabeleçam diretrizes claras, sendo fundamental que os colaboradores saibam o que podem ou não fazer com agilidade. Por outro lado, tais diretrizes devem se comunicar com os sistemas usados para registrar os dados de compra e uso dos serviços.
Nestas horas, se destacam as empresas que integram a gestão das despesas com viagens corporativas com o Business Intelligence (BI). Mais à frente, veremos como funciona esta integração e você entenderá o porquê ela é importante.
Os benefícios da transparência na sua relação com a agência de viagens
A transparência na gestão de viagens corporativas oferece várias vantagens para quem costuma contratar serviços de agências de viagem.
Limites de gastos bem definidos ajudam a estabelecer uma relação de parceria entre a empresa, seus colaboradores e a agência. Isso ajuda no cumprimento das metas de orçamento.
Quando todos conhecem claramente as políticas de viagem da empresa, e são fornecidas informações detalhadas sobre a viagem, cria-se um ambiente de confiança e segurança.
Fica mais fácil controlar despesas, garantir qualidade na viagem e a segurança do colaborador.
Saiba mais:
Outra vantagem diz respeito a assegurar a conformidade dos processos e gestão das despesas reembolsáveis.
É importante lembrar que esse é um dos pontos críticos na administração dos recursos de qualquer organização. Justamente por isso, dar visibilidade aos números e seguir o princípio da transparência reforça a credibilidade da sua empresa junto aos parceiros e investidores.
Se você lembra do nosso conteúdo sobre o ESG, o aumento de confiança nos relatórios da empresa atrai investimentos e pode até mesmo aumentar a produtividade de todos os funcionários.
Conforme você verá a seguir, o esforço para prover mais transparência aos processos também abre potencial para insights.
O papel do Business Intelligence (BI) na gestão de viagens corporativas
Business Intelligence (BI) é um termo amplo que abraça diversos métodos de coleta e processamento de dados relacionados aos negócios de uma organização ou marca. Entre as atividades envolvidas no BI, estão:
- minerar dados relevantes sobre os processos, desempenhos e vendas;
- análises estatísticas e comparativas destes dados;
- emissão de relatórios detalhados que transformam tais dados em informações úteis;
- e a visualização simplificada para tomada de decisões.
É claro que tais atividades já são realizadas há décadas por empresas, sendo que a grande inovação é a possibilidade da integração de diferentes bases de dados com novas tecnologias.
Através de bons sistemas de informação, dados do RH são integrados com os dados da equipe financeira e dos demais departamentos.
No BI, estão as principais ferramentas que trazem transparência à gestão de viagens da empresa, pois são elas que permitem a coleta de dados sobre as viagens que já foram realizadas, consolidam os registros de despesas, cruzam com os dados das equipes de vendas e até mesmo revelam preferências dos viajantes.
Através deles, é possível fazer um planejamento eficaz do programa de viagem da sua empresa.
Como nós usamos o BI para fornecer transparência aos clientes
A Voetur Turismo é uma empresa que completa 40 anos em 2024, e com tanta experiência e reconhecimento no mercado, temos parcerias com grandes companhias aéreas, redes hoteleiras, seguradoras e locadoras de automóveis, o que nos dá acesso a acordos corporativos exclusivos.
São parcerias que permitem uma redução real nos custos de viagens, além de atendimento em tempo integral, acesso às áreas VIPs e serviços exclusivos.
Esses benefícios são oferecidos aos nossos clientes, que têm acesso através de uma plataforma integrada com o departamento financeiro e RH. A gestão dessas informações é realizada através de nosso sistema de BI personalizado (um dos melhores do Brasil) e desenvolvido conforme a necessidade do seu negócio — oferecendo transparência e agilidade.
Cada centavo investido em viagens é registrado, assim como é fornecido um fluxo constante de informações para ajudar os viajantes ao longo do trajeto.
Quer conhecer mais do que fazemos? Confira aqui algumas das nossas soluções e vamos agendar uma conversa!
Se está procurando se aprofundar no universo das viagens corporativas, não saia ainda! Temos diversos conteúdos que podem te interessar. Confira alguns deles.
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