Planejar uma viagem para si pode se tornar uma missão complicada se tiver que pensar em todos os detalhes sozinho. Imagine organizar viagens corporativas para dezenas de colaboradores?
Mesmo que existam diversos pacotes disponíveis para compra na internet, são muitos os pontos que ainda podem passar despercebidos ao longo do processo.
Fatores como segurança, comodidade e suporte devem ser levados em conta no planejamento, sem falar na economia de custos que apenas uma agência de viagens corporativas pode oferecer.
Considerando que elas representam a terceira maior despesa de uma empresa – segundo uma pesquisa realizada pela Travel Leaders Corporate – é necessário pensar em soluções assertivas que permitam a redução dos custos e ter mais controle nas questões relacionadas a essa questão.
Hoje iremos te apresentar 8 vantagens em contratar uma agência do segmento. Continue a leitura para saber mais.
1. Facilidade na emissão de documentos
O planejamento de uma viagem começa bem antes de se pensar na compra da passagem aérea. Já imaginou perder um voo porque o visto não foi aprovado a tempo da data de embarque?
Essa e outras burocracias – como renovação, prazos e outros documentos necessários como comprovante de vacinação – ficam a cargo das agências de viagens corporativas!
A expertise dos profissionais da área é fundamental para dar agilidade aos processos e garantir que tudo saia conforme o programado.
2. Criação de uma política de viagens corporativas
Ter uma política de viagens corporativas é essencial para qualquer empresa. Ela é um conjunto de regras elaboradas para definir a forma de como são comprados itens da viagem, desde passagens aéreas e reservas de hotéis, até o aluguel de veículos para locomoção na cidade de destino.
Seguir as instruções da política pode diminuir e muito todas as despesas, sendo um documento que serve como guia para todos os colaboradores e gestores.
3. Redução de custos nas viagens corporativas
As agências costumam ter uma lista de parceiros e fornecedores com quem mantém uma boa relação. Eles são extremamente úteis, tanto porque garantem bons descontos como uma melhor qualidade de serviços prestados.
Contratar uma agência de viagens corporativas pode, em primeiro momento, parecer um custo adicional, mas é o oposto: no fim, as despesas com passagens, acomodação, transfer, seguros e atividades de lazer programadas são significativamente menores.
4. Suporte 24 horas em todas as viagens corporativas
Quem nunca teve um imprevisto durante uma viagem? Quando estamos a passeio temos um tempo maior para resolver certos contratempos, mas em viagens corporativas isso pode significar perder um contrato importante.
Isso pode acontecer com remarcações de voos, cancelamento de passagens e outros pequenos inconvenientes.
Para qualquer necessidade, gestores e colaboradores têm apoio 24 horas por dia da agência para auxiliar e orientar em qualquer eventualidade.
5. Disponibilidade de plataforma digital de gerenciamento
O self-booking é uma ferramenta que permite agrupar e controlar todos os processos de viagens corporativas, tornando o procedimento muito mais ágil e fácil.
Por meio desse sistema, é possível realizar a comparação de preços de passagens e hotéis, realizar compras, agendar o transporte de funcionários, gerenciar gastos com alimentação, entre outras funções.
Com essa plataforma digital é possível ter um melhor controle dos gastos, gerenciamento de fluxos e geração de relatórios de viagem.
6. Produtividade dos colaboradores in-house
Os colaboradores de uma empresa podem gastar várias horas no planejamento de viagens corporativas. Por falta de experiência e conhecimento, demoram mais para realizar todo o planejamento necessário que elas exigem.
Ao contratar uma agência, os funcionários serão mais produtivos e focados em outras questões da companhia.
7. Maior segurança e comodidade
Um planejamento bem realizado aumenta a segurança e minimiza a possibilidade de imprevistos nas viagens corporativas.
Uma empresa profissional que está por trás de cada passo garante que os viajantes tenham uma viagem mais tranquila, uma vez que há mais confiança nos trajetos, na hospedagem e em todos os detalhes.
Receber informações precisas e as orientações relevantes também auxiliam na certeza de que os colaboradores estejam usufruindo das melhores condições possíveis para aquele momento.
8. Garantia de satisfação
O empenho da equipe de uma agência de viagens corporativas garante a satisfação de todos os envolvidos no projeto, seja a diretoria, que tem os resultados desejados com custos reduzidos, ou os colaboradores, que contam com as condições adequadas.
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