Muitas empresas dependem de viagens corporativas para expandir seus negócios, encontrar novas oportunidades e estabelecer novas parcerias. Por isso, imprevistos nestes casos causam prejuízos maiores que em viagens comuns e por isso merecem nossa atenção.
Mas como seria se pudéssemos antecipá-los, prevenindo e tendo suporte em casos de emergência?
As viagens corporativas são aquelas realizadas por profissionais, seja a serviço de uma empresa ou como benefício concedido por ela. Normalmente, são destinadas a garantir uma expansão dos horizontes de um negócio, participando de reuniões presenciais, feiras, treinamentos, visitas a clientes, fornecedores e diversas outras atividades relacionadas à empresa.
Tais viagens são planejadas e pagas pela empresa, com o objetivo de maximizar seus resultados. Quando imprevistos acontecem, há prejuízos financeiros, de tempo e de energia com profissionais – raramente preparados – para lidar com as situações inusitadas que podem acontecer durante uma viagem corporativa.
Mas algumas estratégias simples podem, e devem, ser implantadas para lidar e até mesmo antecipar tais situações.
Neste conteúdo você encontrará:
- Os principais imprevistos que podem acontecer em viagens corporativas;
- Estratégias para antecipar estes imprevistos;
- Como mitigar as consequências de alguns deles.
E, é claro, também exploramos como nossa experiência no segmento pode ajudá-lo durante as viagens corporativas.
A caixa de pandora das viagens corporativas
O sucesso de viagens corporativas depende de diversas pessoas e são influenciadas por hábitos do viajante ou até mesmo pequenas mudanças climáticas. Por isso, organizá-las exige certo nível de planejamento e antecipação das dificuldades mais comuns.
Entre elas estão:
- Atrasos e cancelamentos de voo;
- Perda de bagagem;
- Problemas de saúde;
- Problemas de segurança;
- Falhas de comunicação.
Esses tipos de imprevistos podem ser frustrantes e atrasam o cronograma da viagem e comprometem a produtividade do colaborador. Além disso, podem gerar custos adicionais para a empresa, como diárias extras em hotéis ou compra de passagens de avião de última hora.
A seguir, você terá mais detalhes sobre cada um desses tipos e nossas recomendações. São dicas de como lidar com tais situações ou evitá-las.
Como lidar com problemas de atraso e cancelamentos de voos
Em viagens corporativas que envolvem voos, alguns imprevistos são comuns, como atrasos, cancelamentos, mudanças de rota e problemas no embarque. Esses problemas podem ter um grande impacto na viagem e na produtividade do profissional. Por isso, é importante estar preparado e saber como lidar com esses imprevistos caso eles ocorram.
Para prevenir imprevistos relacionados a voos, é recomendado escolher horários de voos com maior probabilidade de pontualidade, evitar conexões muito apertadas, verificar as condições climáticas e acompanhar as informações de voo em tempo real.
Se o horário oferecer pelo menos duas horas de folga, será bem mais fácil lidar com possíveis atrasos e até mesmo evitá-los. Além disso, chegar com antecedência no aeroporto é essencial. Tenha em mente: é muito mais cômodo ficar 3 horas comendo em um bom restaurante e com internet wi-fi do que perder a viagem.
Aliás, essa espera pode ser até mesmo prazerosa. Comentamos recentemente sobre o atendimento VIP em aeroportos, que oferecem espaços aconchegantes e até mesmo serviços especiais de concierge durante a espera em viagens corporativas.
E uma dica essencial: sempre mantenha uma atitude positiva e proativa em relação ao problema, mesmo que não seja culpa sua. Economize a energia de reclamar com funcionários da companhia aérea e use-a para encontrar soluções em conjunto.
Viajante com problemas de saúde numa viagem corporativa
Outro imprevisto comum em viagens corporativas é o surgimento de problemas de saúde, como intoxicação alimentar e infecções. São problemas normalmente causados pela ingestão de alimentos e água contaminados, mudanças no clima e fuso horário, além do cansaço e estresse da viagem.
Para prevenir esses problemas, é recomendado evitar alimentos crus e malcozidos, beber água engarrafada (ou ter em mãos pastilhas purificadoras), lavar as mãos com frequência e usar álcool gel sempre que possível. Também mantenha acesso fácil a medicamentos básicos, como analgésicos, anti-inflamatórios e remédios para dor de cabeça ou enjoo.
Caso algum problema de saúde ocorra durante suas viagens corporativas, é importante procurar um médico imediatamente!
Agora, se você está organizando as viagens corporativas de alguns colaboradores, não deixe de fornecer treinamento e informações de segurança e saúde alinhadas ao destino da viagem. Isso pode incluir riscos bem específicos de saúde, cuidados com a segurança pessoal, os contatos de emergência e instruções de como proceder nessas situações.
A empresa deve estar preparada para fornecer apoio e suporte aos colaboradores, incluindo assistência médica e acomodação em um local adequado.
Desafio com pagamentos durante uma viagem corporativa
Problemas relacionados a pagamentos e dinheiro também são comuns em viagens corporativas. As situações mais comuns são:
- Falta de dinheiro em espécie para gastos no destino;
- Cartões de crédito que não funcionam;
- Bandeiras de cartão que não são aceitas;
- Bloqueio de cartões por medidas de segurança;
- Problemas para troca do dinheiro;
- E, no fim da lista, há a questão dos furtos.
Ou seja, há inúmeras situações que – apesar de serem previsíveis – costumam dar dor de cabeça à maioria dos profissionais durante viagens corporativas e continuam a passar despercebidas durante a etapa de planejamento.
Por isso, planeje com antecedência o orçamento da viagem, incluindo gastos com alimentação, transporte e hospedagem. É importante garantir uma quantia em espécie, além de contar com cartões de crédito e débito de mais de uma bandeira.
E sempre informe ao banco sobre a viagem e as datas em que estará fora do país, a fim de evitar bloqueios por medidas de segurança.
O desafio de lidar com a falta do celular durante a viagem
A perda ou furto do celular é um imprevisto que pode trazer grandes transtornos durante uma viagem corporativa. Além de ficar sem um meio de comunicação importante, o celular também pode conter informações e documentos confidenciais da empresa.
Recomendamos manter um celular adicional como backup em caso de emergência. Também é importante manter cópia dos dados do celular em nuvem ou em um dispositivo externo antes da viagem, a fim de garantir que as informações estejam seguras.
Em caso de perda ou furto, é fundamental bloquear o acesso ao celular e aos dados pessoais. É possível utilizar recursos de segurança disponíveis no próprio aparelho, como o Find My iPhone ou o Android Device Manager, para bloquear o celular e apagar os dados remotamente.
Uma estratégia adicional, caso esteja organizando viagens corporativas de colaboradores, é recuar alguns passos tecnológicos e oferecer cópias impressas de documentos importantes, bilhetes de viagem, confirmações de reserva e contatos em caso de emergência.
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