
A visita técnica é uma vistoria dedicada a avaliar as condições dos espaços disponíveis para locação, assim como verificar tudo que você pode precisar preparar antes do evento. Descubra aqui como explorar ao máximo essa oportunidade!
O que é a visita técnica de eventos?
A visita técnica em eventos é o nome dado às inspeções realizadas para verificar se um espaço tem condições de atender um evento, conferindo todos os recursos disponíveis e como acessá-los.
Tais visitas são essenciais para garantir que:
- Não se crie nenhum imprevisto durante o evento;
- Você não enfrente problemas jurídicos no futuro;
- Garanta a segurança e satisfação dos convidados;
- Tenha mais agilidade para alinhar as ações com seus fornecedores
- E consiga explorar melhor toda a estrutura do espaço.
Com uma visita técnica, você antecipa quais são os recursos que a estrutura não oferece (e que serão necessários em seu evento) — como exemplos podemos citar palcos, equipamentos de som, cadeiras, equipamentos de cozinha e até mesmo extensões elétricas — e criar planos para lidar com crises.
Afinal, não dá para controlar tudo (principalmente a previsão do tempo), mas ainda assim, podemos criar formas de mitigar alguns problemas como uma chuva ou ventania repentina.
Quantas visitas técnicas devem acontecer?
Não existe um número exato de vezes que você, ou o organizador do evento, deve colocar os pés no espaço pretendido. Mas podemos fazer algumas recomendações. O ideal é que as visitas aconteçam sempre que uma dúvida ocorre ou um dos fornecedores envolvidos quer se antecipar na organização dos detalhes.
Se não for possível, o ideal é ao menos duas vezes.
A primeira visita técnica seria a de avaliação do espaço. Nela, você verifica se ele comporta seu número de visitantes e tem uma estrutura adequada para atender as demandas do evento.
Já a segunda visita técnica é a de análise das necessidades da organização. Deve acontecer na companhia dos principais prestadores de serviço (como a decoração e o buffet) que irão atender ao evento. É o momento em que o espaço é avaliado minuciosamente, buscando as melhores estratégias para se preparar para o dia do evento.
Dependendo do número de convidados que participarão de seu encontro, é interessante verificar com o dono do espaço se os documentos do imóvel (inclusive de vistorias técnicas do corpo de bombeiros) estão regulares.
Como começar?
É fundamental que você tenha em mente que não adianta fazer uma visita técnica se não tem a mínima ideia de quais são as necessidades do seu evento. É pouco provável que você consiga ter uma visão completa do evento com o plano de ‘chegar lá e pensar como vai ser’. Portanto, não faça isso.
Ao contrário: já faça todo o mapeamento dos objetivos do evento, número de convidados e principais atrações previstas. Tais tarefas acontecem na fase de planejamento do evento, que comentamos no nosso conteúdo sobre checklists para eventos corporativos.
Se você tem esta fase da organização do evento bem planejada, mãos à obra!
Recursos indispensáveis em uma visita técnica
Recomendamos que você já organize seu ‘kit de visita técnica’, que é um conjunto de ferramentas essenciais que envolve:
- Um caderno de anotações;
- Caneta;
- Uma boa câmera (inclusive a do smartphone);
- E a indispensável trena.
Caso você esteja numa segunda visita técnica, providencie uma planta baixa. Isso pode ser obtido pedindo ao dono ou gerente do lugar.
A planta baixa ajuda você a identificar os espaços e distribuir mesas, stands, tendas ou quaisquer outros recursos do tipo. Há quem não dispense uma boa fita amarela, já que elas ajudam a sinalizar lugares importantes para os demais organizadores do evento.
O que avaliar numa visita técnica?
Cada visita técnica terá critérios de avaliação diferentes, baseados no evento que se está planejando e em que fase da organização dele estamos. Apesar de variar muito, alguns pontos são comuns e importantes a todos os eventos.
Confira a localização
Provavelmente você já considerou a localização do espaço antes de decidir visitá-lo, mas uma visita técnica ajuda a identificar as melhores rotas para chegar ao evento e o melhor fluxo de tráfego dentro dele.
É interessante ver as condições que o espaço apresenta no trânsito ao redor, opções de transporte e se há estacionamento. Quanto a este último, pode ser que você não encontre um no lugar, mas descubra um estacionamento privado nos arredores e consiga alugá-lo para uso exclusivo dos seus convidados no dia do evento.
Verifique o layout dos espaços internos
A disposição e divisões do lugar te ajudarão a definir quais atividades incluirá no evento, onde e quais recursos vai precisar. É uma das atividades fundamentais durante uma visita técnica.
Novamente, reforçamos que é útil ter em mãos a planta baixa do lugar, especialmente se você já fez uma visita técnica anteriormente. Com uma cópia em mãos, é possível anotar nele os pontos de maior interesse como:
- Onde estão as tomadas;
- Posição do estoque;
- Existência de palcos;
- Condição de salas menores;
- As possíveis entradas;
- E os espaços para cadastramento.
Com esse layout em mente, já é possível criar um mapa do tráfego dos convidados dentro do evento: onde há tendência para que fiquem concentrados, os melhores lugares para se registrarem, as melhores saídas, e assim por diante.
Ambiente e acessos
O estilo do lugar deve influenciar sua análise durante a primeira visita técnica, pois é um fator decisivo para a escolha. É sobre combinar o estilo proposto pelo evento com a arquitetura e decoração nativa do lugar.
Espaços para um evento de gala exigem interiores bem diferentes daqueles para grandes convenções ou exposições.
Não deixe de avaliar também a acessibilidade, principalmente as rampas de acesso e banheiros adaptados para pessoas com deficiência.
Acústica
Você com certeza já esteve em eventos onde mal conseguia ouvir a própria voz e, para conseguir se comunicar com os outros, usou tanto sua voz que saiu rouco de lá. É algo comum e relacionado a acústica de um espaço.
O som se desloca de maneira diferente de acordo com os materiais usados na estrutura, o tamanho do salão ou galpão, além do formato e altura do teto. Por exemplo, uma sala de teto baixo pode criar uma atmosfera mais intimista e (ao mesmo tempo) amplificar o ruído quando estiver lotada.
A necessidade acústica tem de estar adequada às atrações do evento e ao número de visitantes. Um espaço no estilo galpão pode acabar gerando ecos quando vazio. Mas, neste caso, é possível atenuar esse efeito usando vários recursos como as chamadas nuvens acústicas.
Mas se o espaço vai atender as demandas acústicas ou se haverá necessidade de intervenções, dependerá de seu ouvido atento durante a visita técnica.
Equipamentos e serviços
Apesar destes fatores estarem mais relacionados ao contrato de locação do que à estrutura do espaço em si, os pontos de negociação deverão ser analisados durante a visita técnica. São inúmeros os serviços e comodidades que um espaço pode oferecer e que precisam estar na ponta da língua na negociação. Entre eles estão:
- Existência (e padrão) da cozinha;
- Mesas, cadeiras e lençóis disponíveis;
- Serviços de limpeza antes, durante e após o evento;
- Serviços de catering (buffet)
- Equipamentos de multimídia (projetores, caixas de som, microfones etc.);
- E sinal de internet wi-fi.
Todos esses componentes podem ser contratados à parte através de outros fornecedores, mas será mais cômodo e prático incluir dentro do contrato de locação.
Tem dúvidas sobre como organizar seu evento e a visita técnica?
Se você não tem experiência na organização de eventos ou pretende profissionalizar este departamento dentro da sua empresa, recomendamos que tenha como parceiro equipes especializadas no assunto.
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Leia mais:
- Eventos corporativos: 5 ideias para organizar o seu
- Marketing de eventos
- Como escolher espaços para eventos corporativos
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